domingo, 4 de maio de 2014

Gestão do Tempo


1° Etapa – Introdução


Se você se identifica com o vídeo acima, não se desespere. Com esforço, você poderá se organizar e ser muito mais produtivo. Veja algumas dicas nos videos abaixo:





2ª Etapa – Organização Básica

Divida seu tempo em blocos: Manhã e tarde, ou blocos de 3 horas, etc.
♦ Considere os períodos mais produtivos e os mais tumultuados
♦ Pode levar em consideração o local de trabalho: escritório, home office, trabalho externo

Divida suas atividades em tempos: Pessoais, Projetos tal, Cliente tal, etc...
♦ Faça a divisão tendo em vista seus objetivos

Faça uma lista com todas as atividades pendentes e priorize-as (se quiser um modelo, use a planilha de priorização (em anexo)

Use algum tipo de agenda com alerta de tempo, se for manual, deixei-a aberta em cima da mesa. Se for eletrônica, coloque um alarme insuportável
ATENÇÃO 1 : Não use dois tipos de controle, como duas agendas, dois blocos, dois lugares para arquivar a mesma coisa, este é o jeito mais fácil para você se confundir e perder o FOCO.
ATENÇÃO 2: Mesmo que você seja totalmente adepto a informática, inicialmente use registros manuais, depois que internalizar o conceito, você migrará com mais facilidade para o mundo digital. Uma boa opção é o Google Calendar, ou Google Agenda, que é agregado a uma conta do Gmail. O tutorial abaixo está em inglês, mas é possível ter uma noção do funcionamento dessa ferramenta.



3ª Etapa – Planejamento
Relacione os blocos de atividades que você definiu com os blocos de tempo, por exemplo:
» Atividades de estudo – a noite
» Rotinas administrativas – primeiro bloco da manhã
» Ligações – início da manhã e fim da tarde

Obs: Leve em consideração tempo e facilidade das atividades com o período que você tem mais e menos concentração.

Comece classificando a sua lista de pendências, primeiro os prazos e depois o grau de importância: ROTINA, IMPORTANTE, URGENTE
ROTINA: Atividades corriqueiras como ler e-mail, arquivar documentos, ler jornais, pagar contas, etc
IMPORTANTE: Atividades relacionadas ao seu objetivo, com prazo determinado, que se não cumpridas afetaram seu trabalho, projeto, resultados, etc.
URGENTE: Fatos extras, ou atividades importantes que não foram realizadas no tempo previsto.

Com base na coluna de prazos, passe para sua agenda as atividades, distribuindo nos blocos de tempo que você dividiu. Use a agenda integralmente, respeitando a divisão de horas que normalmente já vem na folha.

Encontre uma forma de destacar os prazos importantes e os prazos finais, é o que se chama de marcadores de tempo.

ATENÇÃO 1 :Seja realista com o tempo gasto para cada atividade, se você leva 1 hora para fazer atividade física e mais 20 minutos de locomoção, separe no mínimo 1 hora e meia para esta atividade.

ATENÇÃO 2: Deixe intervalos entre uma atividade e outra, 10 a 20 minutos. Estes intervalos servirão para atividades extras, relaxamentos, compensar possíveis atrasos, etc.


4ª Etapa – Prática Diária
♦ Todo dia de manhã reveja sua programação, faça os acertos necessários e tente segui-la!
♦ Ao iniciar uma tarefa tenha preparado tudo que precisará.
♦ Elimine os dispersores, PELO MENOS DURANTE O PERÍODO DA TAREFA, como:
» Caixa de e-mail aberta
» Telefone
» Celular
» Internet
» Acesso das outras pessoas a você, sinalize que está off line durante o período!

♦ Ao final do dia, reveja a programação, ou no máximo na manhã seguinte. O que não foi feito deverá ser realocado nos dias seguintes.


Exemplos de Planilhas

1) Lista de Prioridades
exemplo
TarefasObjetivoImportanteUrgentePrazoDelegarOrdem de Excução
exemploexemploexemploexemploexemploexemploexemplo


2) Gerenciador de Atividades (Download)
Essa planilha, feita para o Excel 2007, ajuda no gerenciamento de atividades. Ela foi criada de acordo com os conceitos do gráfico de Gantt. Nela, o usuário encontra os campos:

Activities - onde o usuário descreve a atividade que será monitorada

Owner - onde é inserido o nome do responsável pela tarefa

Control - preenchido automaticamente pela planilha, esse campo informa ao usuário se a tarefa está dentro ou fora do prazo

Start - data de início da tarefa

Finish - data prevista para o final da tarefa

Duration - tempo total de duração da tarefa

Status – neste local é definido a situação da tarefa, que pode ser três (CANCELLED, FINISHED e ON HOLD)

A planilha, além de muito útil, é muito organizada para facilitar a vida de quem trabalhará com ela. Isso, em parte, acontece porque ela é dona de um visual intuitivo e bem fácil de usar, apesar da simplicidade.


***
Fonte do texto até o 1º exemplo de planilha: OZ! Organize
Fonte do 2º exemplo de planilha: Exame Info


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